Gute Planung ist das A und O
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) begleitet uns nun schon beinahe drei Jahre. So bleiben den deutschen Verwaltungen noch knapp zwei Jahre, um ca. 600 ihrer Leistungen zu digitalisieren.
Damit ist laut des Reifegradmodells des BMI im besten Fall die Möglichkeit der vollständig digitalen Abwicklung einschließlich aller Nachweise gemeint. Um diese letzte Stufe des Reifegradmodells zu erreichen, müssen sämtliche Services, wie die E-Akte, E-Payment, E-Rechnung oder die digitale Personalausweisfunktionen an die Leistung angebunden sein. Derartig umfassende Lösungen brauchen nicht nur Zeit, sondern auch eine gute Planung, um nachhaltig bestehen zu können.
Einer der wichtigsten Punkte ist die Akzeptanz der Endnutzer dieser Lösungen, der Bürgerinnen und Bürger, welche ihre Angelegenheiten unkompliziert online erledigen wollen. Hier ist nicht nur der private Kontext zu bedenken. Auch Unternehmer/innen müssen sich im Alltag oft mit Anträgen o. Ä. rund um ihr Gewerbe beschäftigen. Themen wie Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und UX-Design müssen bei der Umsetzung deshalb weit oben auf der Agenda stehen.
Auf Bewährtes zurückgreifen
Der Mehrwert einer Lösung steigt umso höher, wenn auch Kriterien wie die Nachnutzung der Dienste gewährleistet werden kann. Zu diesem Thema haben wir uns mit Mona Mülder, der Programm Managerin für die OZG-Themenwelt bei publicplan unterhalten. Aus den bisherigen Projekten konnte sie bereits eindeutige Schlüsse ziehen.
Hast du einen Ratschlag für das Vorgehen von Verwaltungen, wenn sie eine Leistung digitalisieren wollen? Auf was sollten sie bei dem Prozess achten?
„Ein Hinweis, den man sich zu Herzen nehmen sollte, ist es, das Rad nicht immer neu zu erfinden. Vielmehr sollte auf Basisdienste für Themen wie Authentifizierung oder E-Payment zurückgegriffen werden. Das Servicekonto NRW und ePayBL sind hier die gängigen Beispiele. So kann der Fokus zum eigentlichen eigenen Prozess zurückkehren, während genannte Dienste nur integriert werden. Zusätzlich spart man an diesem Punkt Zeit.
Ein weiterer Basisdienst, dessen Einbindung die allgemeine Zeitersparnis verdeutlicht, ist das Javascript-Snippet der Verwaltungssuchmaschine, das auf kommunalen Webseiten mit wenig Aufwand integriert werden kann. Hier kann man mit der Eingabe vom gewünschten Ort und der Leistung nach zuständigen Stellen suchen. Eine wichtige Komponente vieler behördlicher Webseiten, für welche so gut wie kein Aufwand betrieben werden muss.“
Wie bewertest du die Auswirkungen der Coronakrise auf die OZG-Projekte?
„Die derzeitige Situation zeigt deutlich die Wichtigkeit von Digitalisierung. Einfache Dinge, für welche sonst Behördengänge nötig sind, müssen gerade in diesen Zeiten von zu Hause möglich sein. Zurzeit machen digitalisierte Lösungen das Leben nicht nur leichter, sondern sind zur Notwendigkeit geworden. Ganz klar bringt die Krise neuen Fahrtwind in das Thema Digitalisierung.“
Wie verhindert man eine überstürzte, nicht nachhaltige Umsetzung von Verwaltungsleistungen?
„Es lässt sich hier erneut sagen, dass man nicht sofort loslegen, sondern sich erst einmal nach bestehenden Lösungen umschauen sollte, die man für sein Anliegen nutzen könnte. Wenn man dies mit der Nachhaltigkeit der eigenen Lösungen verbindet, sollte bei der Entwicklung auf Open-Source-Lösungen gesetzt werden.
Hier ist nicht nur die Nutzung dieser Lösungen, sondern auch die anschließende Offenlegung des Quellcodes gemeint, sodass die Nachnutzung überhaupt erst gewährleistet werden kann – dass das funktioniert, zeigt das Gewerbe-Service-Portal NRW. Jegliche erwünschten Zusatzfunktionen fließen anschließend in das genutzte Landes-CMS nrwGOV zurück und können folglich von jedem weiterverwendet werden.
Damit auch „kleinere“ Lösungen nicht untergehen, sollte man nicht vergessen, ein Stück weit Marketing zu betreiben, sodass der Dienst auch publik wird. Das gewährleistet auch, dass die nächste Behörde eventuell Komponenten wiederverwenden kann, auf welche sie sonst nie gestoßen wäre.“
Sie interessieren sich für Open-Source-Lösungen für die öffentliche Verwaltung? Kommen Sie gerne auf uns zu.
