E-Government
Vom:
5.2.2019

Wie Chats Verwaltungen agiler machen

Autor:in
Charlotte Schneider
Agilität im Verwaltungsumfeld muss nicht radikal gedacht werden. Agile Arbeitsweisen lassen sich zum Beispiel mit Chats umsetzen, um schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Öffentliche Verwaltungen sind mehr und mehr gesellschaftlichen Veränderungsprozessen ausgesetzt. Man denke hier an den KiTa-Streik oder die Demonstrationen rund um den Hambacher Forst, die ein schnelles Handeln von Politik und Verwaltung erfordern. Auch soziale Medien und die damit verbundene Vernetzung und Beteiligung der Zivilgesellschaft führen zu einem wachsenden Erwartungsdruck. Die Massenmedien und Clickbaiting spielen darüber hinaus häufig Einzelfälle hoch. Und die Verwaltung muss reagieren. In erster Linie geschieht das medial und auf politischer Ebene. Aber auch Behörden stehen immer mehr im Fokus, wenn es darum geht, zügig zu handeln. Moderne Verwaltungen arbeiten bereits konstant daran, ihre Prozesse zu optimieren. So erhalten nach und nach agile Arbeitsweisen Einzug in den öffentlichen Sektor. Dabei sollen bewährte Abläufe aber nicht von heute auf morgen über Bord geworfen werden. Agile Ansätze können vielmehr zu einer Veränderungskultur führen: einer Entwicklung hin zu mehr Selbstorganisation und mehr Effektivität. Chats können dabei eine sehr gute Unterstützung sein.

Agil nach Fortschritt

Wenn man von der IT-Branche absieht, ist Agilität noch relativ neu. Hier arbeitet man mit Software wie zum Beispiel Jira. Solche Tools sind hilfreich, wenn doch für einen weichen Einstieg in die Agilität sehr komplex und funktionsreich. Im agilen Arbeitsumfeld muss zunächst die Grundlage für eine zielgerichtete Kommunikation gelegt werden.

Chats als agiles Instrument in der Verwaltung

Agile Teams in der Verwaltung zeichnen sich primär durch teamübergreifendes Arbeiten sowie eine flexible Verteilung von Aufgaben und Rollen aus. Das bedeutet zum Beispiel, dass bei neuen Projekten nicht zwangsläufig der Ressort- oder Referatsleiter das Steuer in die Hand nimmt. Der Hauptverantwortliche wird durch seine Fachexpertise bestimmt. Geht es beispielsweise um ein Digital-Projekt, könnte ein Kollege herangezogen werden, der bereits in einem IT-Unternehmen Erfahrungen gesammelt hat. Ebenso werden einzelne Aufgaben und Rollen agil ausgehandelt.

Mit einem Chat ist das schnell gelöst: Aufgaben und Kompetenzen sind transparent kommunizierbar. Ebenso lässt sich per Kurznachricht unkompliziert ermitteln, wer gerade mit welcher Aufgabe vertraut ist.

Verwaltung neu denken

Ein zentrales Merkmal von Verwaltungen ist das Denken in Zuständigkeiten. Komplexe Aufgaben erfordern allerdings eine Zusammenarbeit über Ressortgrenzen hinweg. Wenn mehrere Personen aus verschiedenen Ressorts dasselbe Ziel verfolgen, bedarf es einer digitalen Kommunikationslösung wie einem Messenger. Auch Statusberichte können einfach im Chat weitergegeben werden. So lassen sich Informationen effektiv und sichtbar für alle Beteiligte vermitteln.

Unabhängig von agiler Kommunikation zahlen sich Messenger im agilen Umfeld aus. Die E-Mail-Inbox ist nicht mehr überfrachtet. Gespräche verlagern sich in den Chatraum. Die Bedienung ist zudem denkbar einfach: Auch Personen, die privat keine Messenger nutzen, erlernen den Umgang intuitiv. Sollte doch ein direktes Gespräch oder der Transfer von Dateien notwendig sein, bieten Chatsysteme weitere Funktionen wie zum Beispiel Videotelefonie an.

Agil reagieren und agieren mit Chats

Verwaltungen, die einem starken (medialen) Druck ausgesetzt sind, liefert Agilität einen Handlungsvorschlag, um sich flexibel einer hochkomplexen Welt anzupassen. Im Web redet der Bürger mit. Er möchte sehen, dass sich die Verwaltung um seine Sorgen und Belange kümmert. Durch die schlichte Installation eines Chats wandelt sich zwar nicht von heute auf morgen das Denken in Behörden. Messenger können jedoch der Anfang dafür sein, die Kommunikation von agilen Teams zu erleichtern. Ebenso ist Agilität als Prozess zu verstehen, der sich ständig neuen Anforderungen anpasst. Kleine Ansätze wie die agile Kommunikation mit Messengern können da den Ausgangspunkt bilden.

Wenn Sie mehr Informationen über diese Themen erhalten möchten, besuchen Sie unseren Blog. Dort veröffentlichen wir regelmäßig Inhalte zum Thema Agilität und Chatsysteme.

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