Digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden

Bei der Gigafactory wurden Bauverfahren und Genehmigungsprozesse parallel durchgeführt. Das hat die permanente, weitgehend digital gesteuerte Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörde ermöglicht. „Wir lernen jeden Tag von Tesla und Tesla lernt auch von uns“, sagt Brandenburgs Ministerpräsident Dietmar Woidke dazu. Es hilft, wenn beide Seiten die Leistungsfähigkeit der jeweils anderen kennen. Dieses gegenseitige Verständnis führt schneller zu Lösungen.

Direkte Auswirkungen durch die Wirtschaft

Die Auswirkungen auf die kleine Gemeinde nah der zukünftigen Tesla Gigafactory lassen sich auf die gesamte Digitalisierung übertragen. Der Bau schafft neue Arbeitsplätze, wodurch wiederum die Infrastruktur angepasst wird und neue Einrichtungen des öffentlichen Lebens wie Schulen, Kitas, Supermärkte etc. entstehen.

Auch schon vor der Genehmigung gab es viel Verkehr in den umliegenden Kommunen. Mit noch mehr zusätzlichen Fahrzeugen entwickelt dieser sich zum Stau, sehr zum Ärgernis der Bürger:innen, die dadurch viel Zeit verlieren.
Durch die Beteiligung der direkten Entscheidungsträger rückt dieser Umstand nun als wahrgenommenes Problem ins Bewusstsein und wird durch den Straßenausbau angegangen. Da dieser jedoch seine Zeit dauert, möchte die Gemeinde Shuttles und Fahrradwege als Alternative anbieten. Davon profitieren die Umwelt, die Bürger:innen und die Arbeitgeber:innen gleichermaßen, denn müssen sich die Bürger:innen ohne Stau weniger ärgern, sind sie pünktlicher und produktiver.

Übertragen auf die öffentliche Verwaltung bedeutet, bei langen Wartezeiten kurzfristige Alternativen zu suchen, um die Reaktionszeit bspw. bei einem Bürgeranliegen zu verkürzen. Das schafft Zufriedenheit, denn die Bürger:innen sehen so früher ein Ergebnis ihrer Anfrage und fühlen sich ernst genommen. Was für die Gemeinde der Straßenausbau ist, stellt in der Verwaltung die Bereitstellung digitaler Infrastruktur als Grundlage für effiziente Arbeit dar.
Außerdem wird an diesem Praxisbeispiel deutlich, dass zur Digitalisierung viele Aspekte gehören, die es zu beachten gilt. Die Verwaltung muss auch die Bereiche im Blick behalten, die sich durch die Digitalisierung indirekt verändern, wie die Auswirkungen der neuen Arbeitsplätze im Beispiel der Gigafactory.

Behördenübergreifende Zusammenarbeit in digitaler Form

In der freien Wirtschaft herrscht in einem Unternehmen eine gesunde Fehlerkultur, wenn sich die verschiedenen Konfliktparteien zunächst in Ruhe zuhören und dann in den Dialog treten. Dadurch kann am schnellsten gemeinsam eine möglichst zufriedenstellende Lösung für alle Beteiligten gefunden werden. Alle Mitarbeitenden übernehmen jeweils eine bestimmte Rolle, nach der sich ihr Aufgabengebiet richtet, sodass am Ende das große Ganze entsteht.

Das funktioniert bei jeder Form der Zusammenarbeit sowohl in Unternehmen als auch in der Verwaltung. In den Behörden liegt häufig ein langer Prozess zwischen Konfliktentstehung und der Lösung, bei dem in der Zwischenzeit neue Hindernisse auftreten könnten. Eine zeitnahe Reaktion auf Probleme in direkter Absprache kann das verhindern.
Das gilt auch für die behördenübergreifende Zusammenarbeit in digitaler Form. Ein Team aus allen beteiligten Behörden kann sich so aufgrund der verschiedenen Kompetenzen und Erfahrungen bestmöglich auf Veränderungen vorbereiten. Vergleichbar mit den verschiedenen Mitarbeiterrollen in einem Unternehmen verhelfen konkrete Zuständigkeiten der Bezirke zu bewusster Verantwortungsübernahme.

Über eine Schnittstelle können Behörden auch mit unterschiedlicher Software miteinander kommunizieren. Durch die Nutzung von bisher unbekannten Daten erkennt die Verwaltung mögliche Probleme und kann sich über Open-Data-Portale dazu mit anderen Behörden austauschen. Das vernetzte Zusammenarbeiten mit Kollaborationstools verbessert die Funktionalität des Föderalismus. Dazu gehören sowohl die schriftliche Kommunikation über einen Messenger als auch der virtuelle Austausch per Videokonferenz.

Bürger:innen werden zu Kund:innen

Der allseits bekannte Satz „Der Kunde ist König“ stammt aus der freien Wirtschaft. Hier steht der Kunde an erster Stelle. Dieser Servicegedanke sollte sich auch in den Behörden etablieren. Die Kommunikation mit den Bürger:innen ist von großer Bedeutung, denn sie bestimmen die öffentliche Wahrnehmung und im Zweifelsfall auch den Erfolg der dargebotenen Lösung. So spielen im Fall der Gigafactory nicht nur die neuen Einwohner der Gemeinde eine Rolle, sondern auch die bestehenden.

Die nötige Transparenz könnte hier durch Bürgerversammlungen, Infoveranstaltungen und Social Media-Updates geschaffen werden. Extra für diesen Zweck eingerichtete Beteiligungsportale ermöglichen den direkten, digitalen Austausch zwischen Verwaltung und Bürger:innen. Die Veröffentlichung von verwaltungsinternen Zahlen und Fakten nach dem bereits oben erwähnten Prinzip von Open Data sorgt ebenso für Transparenz sowie Vertrauen seitens der Bürger:innen.    

Automatisierte Entscheidungen zur Entlastung der Verwaltungsmitarbeitenden

Automatisierte Entscheidungen entlasten die Verwaltungsmitarbeitenden und verschnellern den Genehmigungsprozess für Bürger:innen. Beispiele hierfür sind Wohngeld für Bürger:innen per Knopfdruck, die automatische Bereitstellung von Kindergeld bei Geburt des Kindes und die Kfz-Zulassung sofort nach dem Kauf eines neuen Autos.

Diese Entscheidungsart basiert auf bisherigen Erfahrungswerten und Vertrauen, wofür wiederum Kommunikation eine grundlegende Voraussetzung darstellt. Sollte es Zweifel an einer automatisierten Entscheidung geben, wird sie final von einem Menschen überprüft.

Konkrete Umsetzung am Praxisbeispiel

Ein konkretes Beispiel für eine digitale Verwaltung aus der Praxis mit so gut wie allen bisher genannten Tipps liefert uns Bayern. Hier wurden in einem Pilotprojekt des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales und des Innovationsrings des bayerischen Landkreistages alle wichtigen Dienstleistungen mithilfe eines digitalen Werkzeugkastens online bereitgestellt.

Die behördliche Zusammenarbeit erfolgte mit sieben Landratsämtern aus allen bayerischen Regierungsbezirken. Bei der Erstellung von digitalen Formularen sind die Bürger:innen direkt beteiligt, indem sie einen Formularentwurf mehrmalig ausfüllen und danach ihr Feedback an die zuständige Behörde geben. Zu dem daraus entwickelten Formular tauschen sich dann die einzelnen Landratsämter im letzten Schritt aus.
Schlussendlich sollte das Formular dann laut dessen Leitfaden übersichtlich gestaltet sein; Orientierungshilfen, verständliche Informationen sowie Kontaktdaten beinhalten und das einfache Hochladen von Dokumenten erfüllen. Der Servicegedanke steht in diesem Praxisbeispiel also, wie oben bereits als Tipp erwähnt, im Vordergrund, indem Bürger:innen aktiv in den Gestaltungsprozess mit einbezogen werden.  

Technischer Fortschritt von Tesla trifft auf dynamische Verwaltung

Das schlussendliche Erfolgsrezept bei der Zusammenarbeit mit Tesla lag am Handeln von Politik und Unternehmen in einem gemeinsamen Projekt. Der stetige technische Fortschritt animiert die öffentliche Verwaltung zu mehr Dynamik, von der wiederum die freie Wirtschaft profitiert. Die Schwerpunkte dafür liegen bei einer offenen Kommunikation und dem Denken bzw. Handeln in Projekten. Diese Faszination, Leidenschaft und Emotion sollte die Verwaltung auch für alltägliche, behördliche Aufgaben entwickeln. So macht sie Bürger:innen als Kund:innen glücklich und kann schließlich als digitale, moderne Verwaltung gelten.

Mehr Informationen zur Digitalisierung der Verwaltung und das Thema Open Data finden Sie auf unserem Blog. Wenn Sie Fragen oder Interesse an nachhaltigen, digitalen Lösungen haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.