Bei Prozessautomatisierung denken viele an Fabrikroboter oder komplizierte IT-Systeme. Doch gerade in der öffentlichen Verwaltung steckt dahinter weit mehr: die Chance, Arbeitsabläufe grundlegend zu verbessern für Mitarbeitende und Bürger:innen gleichermaßen.
Dabei geht es nicht um große IT-Projekte, sondern um praktische, leicht nutzbare Lösungen, die auch ohne tiefes Technikverständnis funktionieren.
Verwaltung neu denken: Mit Ansätzen wie Low Code lassen sich Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern direkt automatisieren – einfach, schnell und effizient. Das reduziert Aufwand, beschleunigt Abläufe und verbessert den Bürgerservice messbar.
Automatisierung ist mehr als Digitalisierung
Der Unterschied ist entscheidend: Während Digitalisierung analoge Prozesse ins Digitale überführt, bedeutet Automatisierung, dass diese Abläufe eigenständig funktionieren, ganz ohne manuelles Eingreifen.
Ein Beispiel: Wo früher ein persönlicher Amtsbesuch samt Papierformular nötig war, reichen heute wenige Klicks. Das Anliegen wird automatisiert angenommen, bearbeitet und erledigt. Rund um die Uhr, nachvollziehbar und transparent.
Vorteile von Prozessautomatisierung
- Effizienter arbeiten
Automatisierte Abläufe sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeit – für mehr Freiraum bei Mitarbeitenden und beschleunigte Bearbeitung für Bürger:innen. Mit Low-Code-Plattformen lassen sich Anwendungen schnell umsetzen ohne tiefes IT-Know-how.
- Besseren Service bieten
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere, transparente und jederzeit zugängliche Bearbeitung und das unabhängig von Öffnungszeiten. Dies steigert Zufriedenheit und Vertrauen.
- Unabhängig und zukunftssicher bleiben
Durch offene Standards, Open Source und Low Code sichern Verwaltungen ihre digitale Souveränität – flexibel, skalierbar und anpassbar an neue Anforderungen.
Herausforderungen realistisch begegnen
Prozessautomatisierung bietet großes Potenzial, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Veraltete IT-Strukturen, technologische Unsicherheiten oder interne Vorbehalte können den Wandel erschweren. Gerade im öffentlichen Bereich braucht es Lösungen, die rechtssicher, skalierbar und nachvollziehbar sind.
Was dabei hilft: ein strukturierter Einstieg, verständliche Technologien und erfahrene Partner an der Seite. publicplan begleitet Verwaltungen seit über 15 Jahren in der digitalen Transformation mit einem tiefen Verständnis für gesetzliche Rahmenbedingungen, Verwaltungsprozesse und moderne Technologie. So gelingt Automatisierung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch – Schritt für Schritt, gemeinsam mit den Beteiligten.
Blick nach vorn: Automatisierung als Schlüssel zur digitalen Verwaltung
Die Prozessautomatisierung entwickelt sich rasant weiter. Mit Technologien wie Künstlicher Intelligenz oder Machine Learning lassen sich künftig noch mehr Aufgaben automatisiert abwickeln – etwa durch intelligente Dokumentenanalyse oder unterstützende Entscheidungsprozesse. Das eröffnet Verwaltungen neue Möglichkeiten, Services schneller, effizienter und bürgernäher zu gestalten.
Doch technologische Innovation allein genügt nicht. Entscheidend ist, frühzeitig die richtigen Weichen zu stellen: mit offenen, flexiblen Lösungen, klaren Zielbildern und einem realistischen Vorgehen.
Hier spielt Open Source eine zentrale Rolle: Durch den Einsatz von OSS-Software sichern Verwaltungen ihre digitale Souveränität, vermeiden Abhängigkeiten von einzelnen Anbietenden und fördern Transparenz sowie Zusammenarbeit. Open Source ermöglicht es, bewährte Lösungen gemeinsam weiterzuentwickeln, Kosten zu sparen und Innovationen schneller umzusetzen – ein entscheidender Vorteil für die öffentliche Hand, die auf Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit angewiesen ist
So wird Automatisierung nicht zur Belastung, sondern zum echten Fortschritt für Mitarbeitende, Prozesse und die Menschen, die auf öffentliche Leistungen angewiesen sind.
Jetzt ist der richtige Moment, um den Wandel aktiv zu gestalten: für eine moderne, souveräne Verwaltung, die den digitalen Alltag von morgen möglich macht. publicplan unterstützt Sie gern bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben.
