Für das Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg hat publicplan mit formsflow.ai mehrere Antragsstrecken für interne Services standardisiert, optimiert und digitalisiert.
Die Lösung ermöglicht Mitarbeitenden nun über einen einheitlichen Zugang interne Anträge vollständig digital zu stellen, genehmigen und abzuarbeiten. Damit wurden Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und neue digitale Standards für eine zeitgemäße Arbeitsweise geschaffen.
Unsere Leistungen:
„Dank der Low-Code-Lösung erleichtert publicplan den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden erheblich. Die nahtlose Digitalisierung entlang des gesamten Prozessablaufs ermöglicht es uns, interne Dienste und Antragsprozesse deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Dadurch schaffen wir nicht nur eine effizientere Verwaltung, sondern verbessern auch die Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger in Baden-Württemberg.
Wir freuen uns, dass wir mit dem DigiV-Projekt andere Ministerien inspirieren können, wie sie ihre Prozesse auch vollständig digitalisieren und ihre Arbeitsabläufe moderner und smarter gestalten können.“
– Lisa Künzle, Projektleiterin DigiV, Verkehrsministerium Baden-Württemberg
Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Von IT-Service-Anträgen bis hin zur Beantragung von Soft- und Hardware, Postfach-Berechtigungen oder Zugangskarten – all diese Angelegenheiten werden nun nahtlos und digital über das eigene Intranet abgewickelt. Dank unserer Lösung sind innerdienstliche Verwaltungsprozesse nun:
zentralisiert – für maximale Effizienz
automatisiert – schnellere Bearbeitung
nachvollziehbar – transparente Dokumentation
standardisiert – konsistente und professionelle Abwicklung
Der Status von Anträgen kann jederzeit eingesehen werden. Durch das Workflow-Diagramm jedes Antrags erhalten alle involvierten Mitarbeitenden klare Einblicke: Welcher Schritt des Antragsverfahrens wird gerade bearbeitet? Bei wem oder welcher Abteilung liegt der Antrag zur Weiterverarbeitung?
Diese transparente Darstellung ermöglicht eine effiziente Koordination und erleichtert die Kommunikation zwischen den involvierten Akteuren.
Auch das Vertretungsmanagement ist ein gutes Beispiel für klare, einsehbare Arbeitsabläufe. Es ermöglicht, dass Anträge während Abwesenheiten weiterhin bearbeitet werden, indem im System die Zuständigkeit angepasst wird.
Diese effizientere Gestaltung des internen Antragswesens und die konsequente Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt dazu, dass die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden sinkt.
Der Low-Code-Ansatz und die Standardisierung ermöglichen eine aufwandsminimierte Weiterentwicklung auch für andere Service-Bereiche. Ebenso sichern sie die effiziente Wartung und Pflege.
Damit haben wir als publicplan für das Antragswesen im Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg eine Basis geschaffen, mit Hilfe derer auch zukünftige Antragsstrecken von Beginn an effizient digital gestaltet werden können.
Dem publicplan Credo entsprechend, basiert diese Lösung für das Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg auf Open-Source-Software und ist damit für weitere Behörden nachnutzbar.
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