Hallo Jacqueline, hallo Dennis. Wie ist publicplan mit der Corona-Pandemie umgegangen und welche Chancen bzw. Schwierigkeiten haben sich dadurch eurer Meinung nach ergeben?
Jacqueline: Wie viele andere Unternehmen standen wir vor der großen Herausforderung, unsere Arbeitsweise kurzfristig auf eine rein digitale Zusammenarbeit umstellen zu müssen. Dabei haben wir als Software-Unternehmen natürlich den Vorteil, dass ein großer Teil unserer Arbeit ohnehin am Rechner geschieht. Nichtsdestotrotz war unsere Arbeitsweise auf eine physische Zusammenarbeit ausgerichtet. Mobiles Arbeiten war also eher die Ausnahme und nicht die Regel.
Dennis: Als im März dann die Entscheidung getroffen wurde, alle Beschäftigten ins Mobile Arbeiten zu schicken, standen wir vor der Herausforderung, etablierte Arbeitsformate auf eine rein digitale Zusammenarbeit umzustellen. Dabei haben wir gemeinsam festgestellt, dass die digitale Kollaboration auch viele Chancen und Vorteile mit sich bringt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, sehr fokussiert und ohne Ablenkung an einer Aufgabe arbeiten zu können. Viele aus dem Kollegium haben uns das Feedback gegeben, dass sie so noch produktiver zur Umsetzung von Lösungen für unsere Kunden beitragen konnten. Und das bezieht sich nicht nur darauf, alleine konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten sondern genauso in kleinen Gruppen mit Hilfe von Videochat und Ähnlichem.
Jacqueline: Positiv war auch, dass für viele von uns der Stress des Pendelns weggefallen ist. In jedem Fall hat das mobile Arbeiten einen positiven Einfluss auf unsere Work-Life-Balance und schenkt uns allen viel Zeit und Freiheit.
Bei all den positiven Faktoren gibt es natürlich auch weiterhin Herausforderungen. Insbesondere der fehlende persönliche Austausch und die soziale Isolation, die damit einhergehen kann, hat uns große Sorgen gemacht. Aber auch hierfür haben wir Lösungsansätze, wie etwa digitale Teamevents, gefunden, die uns bisher dabei geholfen haben, die Corona-Pandemie so gut es geht zu meistern.
Gibt es Pläne diese Erkenntnisse auch in der Zukunft bei publicplan zu nutzen?
Jacqueline: Ja, auf jeden Fall. Im Rahmen eines internen Projektes haben wir, als Team People & Culture, von der Geschäftsführung den Auftrag erhalten, zu überlegen, wie wir die positiven Faktoren, die mit dem mobilen Arbeiten für uns verbunden sind nachhaltig nutzen können. Uns war wichtig ein möglichst schlankes und leicht verständliches Konzept zu entwickeln, dass sich auch langfristig weiterentwickeln lässt. Als Ergebnis ist dann unser Konzept für “Future Work” bei publicplan entstanden.
Dennis: Eine solche Vorgehensweise ist mit einem großen Vertrauensvorschuss seitens der Geschäftsführung verbunden. Wir haben nur wenige Vorgaben für das Konzept erhalten und konnten in alle Richtungen denken. Dabei war es spannend zu beobachten, welche unterschiedlichen Ansätze von den Projektbeteiligten ins Spiel gebracht wurden. Am Ende ist eine ausgewogene Lösung entstanden, die Raum für Weiterentwicklung bietet.
Die Rahmenbedingungen für den Start von “Future Work” sehen vor, dass jeder Beschäftigte an mindestens 5 Tagen im Monat im Office arbeiten soll. Darüber hinaus steht es allen frei, auch öfters vor Ort zu sein. Des Weiteren muss eigenverantwortlich dafür Sorge getragen werden, dass ein fokussiertes und konzentriertes Arbeiten, auch mobil, möglich ist. Und zuletzt ist für die Zusammenarbeit natürlich ebenfalls wichtig, dass die Erreichbarkeit über unsere gängigen Kommunikationsmittel sowie der Datenschutz sichergestellt ist.
Jacqueline: Wir sind ein rasant wachsendes Unternehmen. Daher wollten wir, dass unser Konzept skalierbar ist und Lösungen für den Fall anbietet, dass wir mehr Beschäftigte als verfügbare Arbeitsplätze im Office sind. Zusätzlich haben wir Wert darauf gelegt, dass wir auch künftig auf alle Eventualitäten - zum Beispiel ein erneuter Shutdown - vorbereitet sind. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden eine „Mobile-First-Strategie“ zu implementieren. Das bedeutet, dass alle Meetings so konzipiert sein sollen, dass eine digitale Teilnahme jederzeit möglich ist.
Wie seid ihr die Umsetzung des Konzepts angegangen und gab es schon erstes Feedback?
Dennis: Bei der Umsetzung von Future Work haben wir uns an etablierten agilen Vorgehensweisen orientiert. Der Roll-Out von "Future Work" wird in mehreren Phasen erfolgen. Damit soll gewährleistet werden, dass gewonnene Erkenntnisse bestmöglich genutzt werden können, um unser Konzept gemeinsam weiterzuentwickeln. Gleichzeitig möchten wir allen bei publicplan die Möglichkeit geben, sich mit ihren Erfahrungen und Ideen mit einzubringen und die Weiterentwicklung unseres Ansatzes aktiv mitzugestalten.
Jacqueline: Daher haben wir bereits Mitte August unser “Future Work”-Konzept mit allen bei publicplan geteilt und uns Feedback eingeholt. Das ist sehr positiv ausgefallen. Gerade die wenigen Rahmenbedingungen und die hohe Flexibilität kam im Team besonders gut an.
Wie geht es nun weiter?
Jacqueline: Zunächst starten wir zum 1.9.2020 mit der ersten Phase von Future Work. Wann wir dann Anpassungen vornehmen, hängt insbesondere von unserem Wachstum ab. Wie Dennis eben schon sagte, wollen wir die Möglichkeit schaffen, unsere Learnings aus der ersten Umsetzungsphase zu berücksichtigen und aufzunehmen.
Dennis: Wir werden euch aber natürlich über den weiteren Prozess auf dem Laufenden halten.
Sie möchten auch die Vorteile von Future Work bei publicplan nutzen? Hier finden Sie unsere offenen Vakanzen.
