Kollaborationswerkzeuge zur Unterstützung von E-Government-Prozessen

Digitale Verwaltung 2020 macht den Einsatz von Kollaborationswerkzeugen in der Verwaltung unumgänglich

Das Programm Digitale Verwaltung 2020 und dessen Umsetzung im Rahmen der E-Government Gesetze auf Bundes- und Landesebene formuliert die folgende zwei Ziele:

Der Einsatz moderner Kollaborationswerkzeuge in der öffentlichen Verwaltung wird hierdurch unumgänglich.
Einzelne Länder wie Nordrhein-Westfalen befinden sich bereits in der Umsetzung der Vorgaben aus den jeweiligen landesspezifischen Gesetzgebungen. An den konkreten Beispielen aus den Vorreiterleuchtturmprojekten lassen sich bereits wichtige Erkenntnisse für nachfolgende Umsetzungen gewinnen.
Unsere Erfahrungen mit der Prototypisierung und Pilotierung solcher Projekte lassen zwei zentrale Ebenen erkennen:

  • Organisationale Ebene
  • Technische Ebene

Beide Ebenen sind an sich komplex. Die Verbindung beider Ebenen stellt zusätzlich eine besondere Herausforderung für solche Projekte dar, die nicht unterschätzt werden sollte.

Vorgehen zur Auswahl geeigneter Kollaborationswerkzeuge für die digitale Verwaltung

Um eine Auswahl geeigneter Werkzeuge zu treffen sollten zunächst sämtliche Ressorts der Behörde, welche involviert sind betrachtet werden. Ein besonderer Augenmerk sollte bei den Anwendungen auf folgende Aspekte geworfen werden:

  • Datensicherheit und Schutzbedarf
  • Barrierefreiheit
  • Vermeidung impliziter und expliziter Leistungskontrolle
  • Integration ressortspezifischer IT-Systeme
  • Integration mit künftigen Tools
  • Anpassbarkeit, insbesondere mit Blick auf besondere Anforderungen im Public Sector sowie dem Schulungsbedarf:
    • Vereinfachung
    • Standardisierung
    • Intuitive Benutzung
    • Lokalisierung
    • Möglichkeit der Einbindung von Hilfestellungen aus der Anwendung heraus
    • Möglichkeit der nahtlosen Einbindung von Elearning und Schulungsvideos
  • Adaptierbarkeit an Corporate Design
  • Lizenzkosten für Anwendung und Erweiterungen

Eindeutige Klassifizierungen versus allgemeine Fragestellungen zur Werkzeugauswahl im E-Government

Während die obigen Kriterien eindeutige Klassifizierungen zulassen, ergeben sich aus der engen Verwebung der organisationalen und der technischen Ebene zusätzlich Fragen, die direkt zu Anfang des Projektes gestellt werden sollen:

  • Welcher Grad an dezentraler Koordination wird innerhalb der Anwendung angestrebt?
  • Wie lassen sich unterschiedliche Generationen an Verwaltungsmitarbeitern und -mitarbeiterinnen gleichzeitig abholen?
  • Welche Wissensteilungspraxis wird angestrebt? Many to Many? Few to Many? One to Many?
  • Wie gestaltet sich der Support und die Weiterentwicklung der Plattform?
  • Was ist beim Anwendersupport zu beachten?
  • Welche Ausrollstrategie wird angestrebt?
  • Wie lassen sich ideale Synergien zwischen bestehenden und geplanten Infrastrukturen wie z.B. Intranets und der angestrebten Kollaborationslösung erzielen?

Einführung einer Kollaborationsplattform zur Unterstützung des Prozesses

Diese Fragen können bei großen Bundesländern mit vielen Ressorts und Landesmitarbeitern neben der technischen Bereitstellung den Aufbau von Teams bedeuten, die während der Einführung und des Betriebs der Kollaborationsplattform bereitstehen müssen. Auch wenn die skizzierten Fragen für unerfahrene Verwaltungen auf den ersten Blick abschreckend und entmutigend erscheinen können, lassen sie sich durch den richtigen Partner an Ihrer Seite adäquat beantworten.

 

Über den Autor:

Sam Zeini ist Berater bei der publicplan GmbH und verfügt über langjährige Erfahrungen in den Bereichen Wissensmanagent und Kollaborationssoftware.

Ausgewählte Publikationen:

  • Zeini, Sam /Malzahn, Nils /Hoppe, H. Ulrich (2004): Kooperationswerkzeuge im Kontext virtualisierter Arbeitsprozesse, in: Engelin, Martin/ Meißner, Klaus: Virtuelle Organisationen und Neue Medien 2004. Workshop GeNeMe2004 Gemeinschaft in Neuen Medien, TU Dresden, 7 und 8 Oktober 2004, Josef Eul Verlag, Lohmar und Köln.
  • Zeini, Sam/ Malzahn, Nils/ Hoppe, Ulrich (2005): Anwendungsszenarien innovativer Werkzeuge zur Unterstützung virtuellen Arbeiten und Lernens. In: Neuendorff, Hartmut / Ott, Bernd (Hrsg.): “Unternehmensübergreifende Prozesse und ganzheitliche Kompetenzentwicklung. Neue Forschungsergebnisse und visionäre Instrumente zur Unterstützung virtueller Zusammenarbeit.” Peter Lang Verlag, Frankfurt am Main, S. 183-194
  • Shire, Karen A./ Bienzeisler, Bernd/ Mill, Ulrich/ Zeini, Sam (2003): Wissensdesign an der Kundenschnittstelle. In: Herrmann, Thomas / Mambrey, Peter / Shire, Karen A. / Kienle, Andrea (Hrsg.): Wissensgenese, Wissensteilung und Wissensorganisation in der Arbeitspraxis. Wiesbaden: Westdt. Verl., S. 72-108.
  • Zeini, Sam/  Malzahn, Nils/  Hoppe, H. Ulrich/  Hafkesbrink, Joachim/  Mill, Ulrich/  Groh, Georg/  Westermaier, Roland/  Pfeiffer, Oliver/  Scholl, Hartmut/  Schauf, Thomas (2008): Ansätze zur softwareunterstützen Kompetenzentwicklung in innovationsgetriebenen Berufen der Digitalen Wirtschaft, in: Meißner, Klaus/ Engelien, Martin (Hrsg.): Virtuelle Organisation und Neue Medien 2008. Dresden: TUDpress.

Ausgewählte Kunden

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen
Land Brandenburg
LWL Für die Menschen, Für Westfalen-Lippe
Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen
Ministerium für Gesundheit, Emanzipation, Pflege und Alter des Landes Nordrhein-Westfalen
Kreis Steinfurt